ZASADY REZERWACJI ŚWIADCZEŃ W ZWIĄZKU Z UCZESSTNICTWEM W TARGACH

1. Udział w targach organizowany jest WYŁĄCZNIE na podstawie procedury opisanej poniżej (UWAGA! Organizację wizyt na targach w USA regulują ODRĘBNE zasady)
2. Po dokonaniu wyboru imprezy z dostępnego na stronie www kalendarza targów (lub z innego, własnego źródła) należy pobrać i kompletnie wypełnić (zaznaczyć lub wykreślić) WSZYSTKIE pola kwestionariusza "ZAPYTANIA KALKULACYJNEGO", przesyłając go następnie FAXEM na stale czynny numer 022.427 88 31. Poszczególne pola kwestionariusza obrazują preferencje Zainteresowanego i stanowią podstawę kalkulacji świadczeń. Niekompletnie wypełnione kwestionariusze pozostaną bez odpowiedzi. KALKULACJA przesyłana jest następnie Zainteresowanemu na podany adres poczty elektronicznej lub faxu. Prosimy o CZYTELNE podawanie danych telekomunikacyjnych. Podane w dokumencie terminy potwierdzeń MUSZĄ być przez Zainteresowanego respektowane w Jego interesie.
3. Naruszenie tych terminów powoduje automatycznie dezaktualizację kalkulacji, anulowanie założonych rezerwacji , stratę (NASZEGO) czasu i wymaga rozpoczęcia całej procedury OD POCZĄTKU,
4. Ewentualne korekty ROZSZERZAJĄCE lub OGRANICZAJĄCE zakres zamawianych świadczeń MOGĄ odbywać się zarówno w ramach aktualnej procedury, jak też po jej zamknięciu i MUSZĄ być dokonane w formie pisemnej (pocztą elektroniczną lub faxem) z podpisem upoważnionej osoby. Wywołują skutki w postaci nowej kalkulacji lub korekty kosztów już poniesionych.
5. Korekty ZMNIEJSZAJĄCE zakres, standard lub zmieniające terminy zamawianych świadczeń wymagają przeprowadzenia całej procedury OD POCZĄTKU chyba, że zmiana jest niewielka, potrzeba zmiany przekazana została pisemnie a warunki pozwalają na dokonanie jej ad hoc. Koszty dokonania zmiany zgłoszonej PO ZAMKNIĘCIU PROCEDURY REZERWACYJNEJ odpowiednio pomniejszają lub zwiększają kwoty korygowanych należności. Rozliczenie należności z tytułu zmian dokonanych PO ZAMKNIĘCIU PROCEDURY REZERWACYJNEJ dokonywane są w ciągu 7 dni od daty zakończenia targów. Wszelkim korektom należności towarzyszy wystawienie faktur korygujących.
6. Dowodem akceptacji przedstawionej kalkulacji jest ZLECENIE,  które po wypełnieniu, podpisaniu i odesłaniu FAXEM (022. 427 88 31) oznacza zawarcie Umowy pomiędzy Zainteresowanym Podmiotem a EXPOTOURS i upoważnia EXPOTOURS do efektywnego zamawiania, potwierdzania, i opłacania świadczeń z tytułu zlecenia a także stanowi podstawę wymagalności zapłaty.
7. WSZYSTKIE rezerwacje świadczeń związanych z udziałem w targach MUSZĄ być opłacone PRZED wyjazdem, równocześnie z przesłanym Zleceniem o ile nie uzgodniono inaczej. 
8. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI  EXPOTOURS obejmuje wyłącznie świadczenia zamówione, zarezerwowane i opłacone przez Zamawiającego lub z Jego upoważnienia,
9. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAMAWIAJĄCEGO obejmuje świadczenia zamówione i zarezerwowane przez Niego lub z Jego upoważnienia, choćby nie zostały jeszcze opłacone,
10. ANULOWANIE zamówionej i potwierdzonej rezerwacji:

• NOCLEGÓW pociąga za sobą koszty co najmniej pierwszego noclegu,
• BILETÓW W KOMUNIKACJI KRAJOWEJ I MIĘDZYNARODOWEJ pociąga za sobą standardowe opłaty przewidziane przez Przewoźnika,
• KART WSTĘPU, BILETÓW LUB KART UCZESTNICTWA W IMPREZACH TOWARZYSZĄCYCH, KATALOGÓW, PUBLIKACJI, WPISÓW DO   SYSTEMÓW INFORMACYJNYCH, PROCEDUR APLIKACYJNYCH UDZIAŁU, AKREDYTACJI a także OPŁAT WIZOWYCH pociąga za sobą koszty w pełnej ich wysokości o ile szczegółowe regulacje  nie stanowią inaczej,
• USŁUG GASTRONOMICZNYCH, USŁUG OSÓB FIZYCZNYCH, POLIS UBEZPIECZENIOWYCH, OPŁAT KLIMATYCZNYCH, TAX MIEJSKICH określane są indywidualnie,

KILKA INFORMACJI ZAWSZE WAŻNYCH:

• Targi odbywają się przeważnie w tych samych miejscowościach, w stałych terminach i trwają zwykle tyle samo dni.

• 80% firm - wystawców deklaruje swoją obecność w ich następnej edycji a więc znaczna część bazy hotelowej w danym mieście czy regionie obsługuje WYŁĄCZNIE wystawców i przyjmuje rezerwacje na cały czas trwania targów lub co najmniej na 3-4 noce. Często wymagane są depozyty w wysokości 100% kosztów noclegów. Anulowanie rezerwacji w okresie 2 miesięcy lub krótszym, powoduje utratę depozytu w wysokości kosztów pierwszej nocy. Bywa, że Hotel zastrzega sobie bezzwrotność depozytu. Ceny śniadań często nie są wliczane do cen noclegów.

• w okresie targów ceny hoteli rządzą się swoimi prawami i z zasady przekraczają limity przewidziane w naszych przepisach dla podróży służbowych, wcześniejsza orientacja w Państwa planach pozwala nam zarezerwować korzystne lokalizacje zakwaterowania i wynegocjować korzystne ceny ku radości Głównych Księgowych.

• koszty aplikacji uczestnictwa w targach, imprezach naukowych itp. często wymagają wcześniejszej rejestracji on-line i opłaty uczestnictwa w takiej samej formie. Często koszty te są BEZZWROTNE. Jest jednak możliwość wykorzystania ich przez wskazane przez Zamawiającego osoby "trzecie". Prosimy nas uprzedzić, gdyby przewidywali Państwo rezygnację z wizyty. Będziemy próbowali odzyskać "co się da".

• nasze kalendarze targowe pozwalają na zaplanowanie wizyt na targach z wielomiesięcznym wyprzedzeniem co oznacza, że warto kierować do nas zapytania rezerwacyjne oraz wstępnie potwierdzać je na wiele miesięcy wcześniej.

• świat taryf lotniczych to byt wielce skomplikowany i dynamiczny. Nie starajcie się Państwo go poznać. Szkoda czasu. Zostawcie to nam. Warto jednak pamiętać, że REZERWACJE biletów lotniczych wiążą się zawsze z pojęciem RESTRYKCJI, że dokonywane są zawsze IMIENNIE, że w ceny biletów nie są wliczane tzw. taxy czyli podatki, opłaty skarbowe oraz opłaty lotniskowe a najkorzystniejsze ceny mają bilety lotnicze:

  • na podróże rozpoczynające się NAJPÓŹNIEJ w sobotę a kończące się NAJWCZEŚNIEJ w najbliższą niedzielę,

  • wykupywane nie później niż na 15 dni przed planowaną datą wylotu ale znacznie wcześniej rezerwowane

  • często wykupywane równocześnie na 2 osoby podróżujące razem co najmniej w jedną stronę,

  • w których nie dokonuje się żadnych zmian co do terminu podróży i danych pasażerów,

  • bilety wg taryf promocyjnych, wykupywane i opłacane on-line SĄ BEZZWROTNE a zmiany w nich NIE SĄ DOZWOLONE. W przypadku takich biletów nie ma szans na ich zwrot. Dotyczy to też tzw. "tanich linii". Prosimy zwracać na to uwagę.

  • BEZZWROTNE są także tzw. "bilety elektroniczne" wystawiane przez wiele linii na krótkie, dwuodcinkowe przeloty.

SZANOWNI PAŃSTWO,

Wszystkim Wystawcom i Gościom targów, salonów i imprez gospodarczych, którzy znaleźli się tam w wyniku naszej promocji i pomocy,  życzymy wielu sukcesów i satysfakcji z decyzji o ich wyborze